Jak przechowywać akta osobowe? Eksperci X47 odpowiadają!

Odpowiedzialne przechowywanie aktów osobowych to prawny wymóg, z którym borykają się przedsiębiorcy zatrudniających w swojej firmie pracowników. Obowiązek ten, określony ściśle w Kodeksie Pracy, a dokładniej w art. 94 pkt. 9b, wymusza przede wszystkim instalację urządzeń chroniących je przed dostępem nieupoważnionych osób. Służą do tego między innymi szafy metalowe aktowe, jednak nie tylko. Poznaj koniecznie swoje obowiązki jako pracodawcy!

Prawidłowe zabezpieczenie dokumentów

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy uchodzi za poufną. Pracodawca z tego tytułu musi zadbać o odpowiednie zabezpieczenie i ochronę prywatnych i firmowych danych przed dostaniem się w niepowołane ręce. Przedsiębiorca ma obowiązek:

• przechowywać dokumenty dot. stosunku pracy przez cały okres zatrudnia i kolejne 10 lat po ustaniu stosunku,

• zagwarantować poufność wszystkich danych oraz zasad współpracy,

• zapewnić kompletność dokumentów przez cały wyżej wymieniony okres,

• chronić przed próbami zmiany ich integralności.

W rezultacie większość przedsiębiorców podchodzi do tego zagadnienia dość odpowiedzialnie, kupując np. szafy na akta. Meble te ze względu na swoją specyfikę i konstrukcję, stanowią zawsze najlepszy wybór w kwestii magazynowania i zabezpieczania aktów na rzecz wystąpienia nagłych wypadków, kradzieży czy prób wniknięcia w ich treść.

Prawidłowe zabezpieczenie dokumentów jest kwestią ściśle zależną od oczekiwań przedsiębiorcy oraz jego podejścia względem ich bezpieczeństwa. Nie wszyscy decydują się na zastosowanie szczególnie kosztownych zabezpieczeń, takich jak drzwi ognioodporne czy dodatkowe zabezpieczenia antywłamaniowe. Co prawda można je spotkać, ale przeważnie w największych firmach, w których niezbędne okaże się wyodrębnienie dodatkowego pomieszczenia tylko i wyłącznie na akty osobowe.

Obowiązujące przepisy prawne

Przepisy prawne znajdujące się w Kodeksie Pracy, a dokładniej w art. 94 pkt. 9b, określają ogólnikowo, że pracodawca powinien przechowywać dokumentację w warunkach niegrożących zniszczeniem i uszkodzeniem. To treść, którą ciężko uznać za wyczerpującą, dlatego pozostawia pewne pole do nadużyć. Niesie ze sobą także pewne ryzyko uznania uchybienia w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy za wykroczenie. Oznacza to, że szafa na dokumenty zgodna z wymaganiami w sprawie RODO, powinna być podstawowym meblem zabezpieczającym pracodawcę przed nieprzyjemnościami, a pracowników przed utratą danych osobowych.

Co uznawane jest za wykroczenie?

Często zdarzające się kontrole Państwowej Inspekcji Pracy kończą się z reguły wykroczeniem związanym z niezachowaniem ostrożności względem praw pracowniczych. Bardzo precyzyjnie definiuje to Kodeks Pracy, a dokładniej art. 281 pkt. 7, w myśl którego za przechowywanie dokumentów w nieprawidłowy sposób grozi od 1 000 zł do 30 000 zł. Za wykroczenie uznaje się:

• przechowywanie dokumentacji w niezabezpieczonym samochodzie, w ogólnodostępnym pomieszczeniu czy na zewnątrz,

• narażenie dokumentacji na jej zniszczenie,

• i wiele innych.

Postaw na aktowe szafy metalowe

Każda szafa metalowa aktowa jest odpowiedzią na oczekiwania ustawodawcy i powinna w 100% zabezpieczać pracodawcę przed nieprzyjemnościami związanymi z Państwową Inspekcją Pracy. Szafa na akta jest wykonana ze stali i zamykana na zamek. Duża liczba przegródek ułatwia utrzymanie porządku w całej dokumentacji.

Bezpieczne biuro z X47!

Wszystkie szafy na dokumenty dostępne w X47 są wyposażone w praktyczne półki, mieszące w niektórych wariantach nawet kilka rzędów segregatorów na akta osobowe i inne dokumenty. W ich konstrukcji znajdują się np. magnesy, które domykają drzwi przy niezamkniętym zamku, jak i stalowe rygle, umożliwiające ciche otwieranie i zamykanie szaf. Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty, a w razie pytań do zadania ich naszym konsultantom. Z chęcią rozwiejemy wątpliwości na temat naszych usług i oferowanych artykułów.